La conservation
Il y a deux types de conservation à la médiathèque.
La conservation pérenne :
Les collections du Fonds ancien ainsi que et les collections confiées par l’État, sont conservées de façon absolue pour une durée illimitée. Ce type de patrimoine est constitué d’ensembles documentaires transmis déjà constitués par exemple avec les confiscations de la Révolution française et par l’enrichissement continu des collections.
La conservation sélective :
Elle concerne des documents contemporains que la médiathèque souhaite garder sur le long terme mais qui ne sont pas forcément destinés à une conservation pérenne. Ce sont des documents considérés comme faisant référence et qui participent à l’offre documentaire de la médiathèque. Plusieurs domaines de conservation sont concernés par cette conservation sélective. Ils peuvent être des références, des éléments marquants de la production éditoriale ou des ouvrages régulièrement demandés par les usagers car de nombreuses références sont empruntables. Au terme de cette première conservation (50 ans après la date d’édition), le retrait des collections ou l’intégration aux collections conservées de façon absolue sont envisagés.
Les conditions climatiques
Les locaux de conservation doivent bénéficier d’un renouvellement régulier, d’un filtrage et d’une bonne circulation de l’air.
A travers les valeurs retenues, il s’agit toujours de garantir une stabilité du local, en évitant toute variation brutale et de se donner la possibilité d’adapter les conditions en fonction de l’environnement extérieur et des saisons.
Le contrôle climatique des locaux de conservation
Le contrôle climatique d’un local de stockage est un élément essentiel pour la conservation des documents. Surveiller et contrôler le climat intérieur permet de réduire les processus d’altération des collections. Les magasins de conservation font l’objet de contrôle réguliers des conditions climatiques. Un suivi quotidien, hebdomadaire et mensuel sont organisés pour vérifier les conditions de température et d’hygrométrie. Les appareils utilisés sont régulièrement étalonnés : thermohygromètre enregistreur, thermohygromètre portable, sondes repositionnables dans différents lieux de stockage ce qui permet de vérifier au plus près des collections. Des vérifications sont programmées : tous les jours pour vérifier le bon fonctionnement des appareils de climatisation, toutes les semaines pour vérifier les courbes de température et d'hygrométrie à la réserve, tous les mois pour récupérer le relevé des différentes sondes.
Dans le contexte contemporain d’attention aux enjeux climatiques et aux consommations d’énergie, les consignes climatiques pour la conservation des documents sur support papier ont évolué. Les valeurs de 18° et de 55% d'hygrométrie ont été élargies en fonction des saisons.
Les lieux de conservation
La gestion des espaces de conservation
Les travaux de rénovation en 2019-2020 ont permis d’équiper la médiathèque centrale d’un magasin de conservation supplémentaire pour des collections non pérennes. Ce nouveau magasin permet de stocker des collections qui ne sont pas destinés à la conservation définitive. Les espaces libérés permettent d’augmenter la capacité de stockage dans les magasins où sont conservées les collections sur le long terme.
Suite aux spécifications des pompiers, le magasin du premier étage a été coupé en deux par des cloisons et une porte coupe-feu. Ces travaux ont permis aussi de mieux sécuriser les collections patrimoniales et de pouvoir les isoler du reste des collections.
Le plan d'urgence
Un plan d’urgence est un ensemble d’actions définies en vue de prévenir et de gérer la survenance d’un sinistre et d’en limiter les effets. Il détermine les procédures, les actions, les informations, les coopérations ainsi que les moyens matériels et les espaces requis pendant et après le sinistre.
La sécurité des personnes
Elle prévaut sur toute autre priorité. Des exercices d'évacuation sont régulièrement programmés avec des guides et des serre-files pour organiser l'évacuation des locaux et la mise en sécurité des usagers et du personnel. Les bâtiments sont équipés de sondes qui détectent la chaleur et les fumées. Les locaux sont équipés de portes coupe-feu et des extincteurs sont positionnés dans tout le bâtiment. Les personnels sont régulièrement formés.
Les domaines du risque
La médiathèque est située dans un lieu où les eaux peuvent brusquement monter en cas d'inondations sévères. Un puisard équipé d'une pompe a été aménagé. Le toit et l’étanchéité ont été refaits lors de la rénovation de la médiathèque en 2020 mais il faut veiller à faire nettoyer régulièrement les chéneaux du toit et à surveiller l'étanchéité des terrasses.
Les moyens matériels
Le matériel est stocké dans un lieu vite identifiable avec une étiquette bien visible à l’entrée des magasins de conservation.
Les moyens humains
Un groupe d'"urgentistes" parmi le personnel a été identifié. Ce sont pour l'essentiel les agents de la section Documentaires qui travaillent au plus près des collections.